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Mix con lo mejor de Organízate con eficacia: primera entrega

Como algunos sabéis he cerrado una empresa hace poco y hace dos años dejé el trabajo en el que llevaba 13, la semana pasada estaba terminado de revisar los correos electrónicos para cerrar la cuenta, pues ya no la necesitaré más, y me encontré un correo en borradores que lleva bastante tiempo conmigo.

He intentado transcribir lo más importante, intentando que entendáis de lo que hablo pues yo a veces escribo de forma esquemática y me cuesta luego que los demás entiendan de qué hablo.

Lo que os traigo es una recopilación de lo que me resultó más interesante, importante o simplemente de aquellas partes del libro Organízate con eficacia del que os hablé en su momento (link en el nombre del libro para leer/releer el post) que consideré que debía mirar cada poco. El propio libro te dice que deberías leerlo de vez en cuando a ver si estás siguiendo su camino o te has desviado, yo reconozco que no lo he vuelto a leer aunque está en mi bandeja de entrada pero sí que he mirado este resumen en alguna ocasión, la última esta mañana para este post.

Espero que os ayude, si os genera dudas podéis contactar conmigo en los comentarios. Aprovecho para recordaros a todos que mi blog es personal, escribo sobre vivencias o cosas y casos personales y como siempre os digo yo no soy ni analista ni médico ni enfermera, maestra o nutricionista, soy una todoterreno y muchas veces me equivoco y para prevenir estas equivocaciones siempre os aviso que hablo de forma totalmente personal, os digo esto para que entendáis que los comentarios están moderados y que no tolero en mi blog comentarios desagradables o mal educados así como comentarios ofensivos o mal intencionados simplemente por el echo de serlos, los comentarios negativos bien razonados se tendrán en cuenta, por supuesto, pero no los no razonados pues considero que son para hacer daño o para desahogarse y eso, como es un blog personal y está claramente indicado, no lo tolero.

Pero vamos a lo que vamos ¡que siempre me lío con otras cosas!

Mix del principio

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  • Hacia dónde quieres ir y cómo pretendes llegar hasta allí. ¿Qué es lo que realmente pretendes hacer? Aprovecha para preguntarte ¿Por qué? a todo. Porque el por qué define el éxito, genera criterios para tomar decisiones, distribuye recursos, motiva, clarifica el enfoque, hace aumentar las opciones.
  • Visión de los resultados:
    • Visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización. (No que lo visualices a toro pasado sino que intentes verlo mucho más tarde, por ejemplo en un proyecto que termina en dos semanas, piensa en él dentro de 3 meses, ¿qué ves?
    • Visualizar un “ÉXITO ROTUNDO” descartando los “sí, pero…”
    • registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imagina. ¿Qué quieres que suceda, por qué quieres que suceda y cómo?
  • Cómo se realiza una LLUVIA DE IDEAS:
    • No juzgues, poderes, evalúes o critiques.
    • Busca la cantidad por encima de la calidad.
    • deja en un segundo plano el análisis y la organización.
  • Luego: Organización de toda esa información: identificando las parte significativas, organizadas por componentes, secuencias, prioridades (usando uno o más de estos elementos de organización); detallando tanto como sea necesario.
  • Luego: ¿Cuál es la acción siguiente? (Inciso: eso esta frase casi a diario, la ultima vez que fui consciente de que la usaba fue la semana pasada en el portal, hubo un problema con el agua en el local vecino al que afectábamos nosotros y tras hablar con el dueño le dije “y ahora ¿cuál es la acción siguiente?” se quedó muy sorprendido pero en seguida reaccionó diciéndome lo que pensaba que deberíamos hacer al día siguiente y poniéndonos tareas ambos para solucionar el problema, en un día estaba todo arreglado y ninguno tenía nada que echarle en cara al otro.
  • Algunos trucos para la acción siguiente: por ejemplo con el deporte, vistiéndote con ropa deportiva, “si llevo ropa deportiva tengo que hacer deporte” o acordándose de dejar las cosas preparadas, por ejemplo la mochila del gimnasio en la puerta con la bolsa del trabajo donde las llaves, para recordar que has de llevarla. Yo siempre lo dejo todo preparado de ante mano, tengo en la mesa una nota con lo que he de hacer mañana por la mañana, así no tendré que pensarlo sobre la marcha y no se me olvidará nada.

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Orden y organización del despacho

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  • Escritorio: donde escribir, leer y tener el ordenador.
  • Espacio de trabajo.
  • Bandejas para papel (tres por lo menos): bandeja de entrada, bandeja de salida, documentos de apoyo del trabajo en marcha, documentación a revisar o leer. Documentación pendiente de visar/hacer transferencia…
  • Paquete de folios A4 o libretas
  • Boli o lápiz
  • Post-it medianos
  • Clips
  • Grapadora y grapas
  • Cinta adhesiva (celo o washitape)
  • Gomas elásticas
  • Impresora dymo de etiquetas
  • Archivadores
  • Calendario
  • Agenda
  • Papelera

Inciso: creo que guardé este párrafo para adaptarlo a mi trabajo anterior, lo comparto por si os apetece, en mi anterior trabajo todos teníamos el problema de que acumulábamos muchísimos papeles que no servían ya para nada y nunca teníamos tiempo para revisarlos.

Día anual del contenedor de basura: obligatorio ir de sport y no realizar tareas de trabajo, ese día (horas) se dedicará a “limpiar el despacho” quitar cosas que no necesitamos, archivar lo que tenemos pendiente, organizar el archivo, las carpetas, limpiar el correo electrónico, es obligatorio para todo el personal y NO se puede pasar por alto.

Se hará uno de esos días como el anterior a Navidad o fin de año… esos días que estamos poco en la oficina, vamos a brindar y estamos ya “en plan fiesta”.[/dt_vc_list]

Recopilación de tareas

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  • Física: que se queda donde está y no se guarda:
    • Suministros: las libretas, grapas, pañuelos, pastillas…
    • material de consulta
    • objetos de decoración
    • aparatos: teléfono, ordenador, impresora…
  • Hay que procesar las cosas que dejas sin guardar, por ejemplo: ¿las fotos que hay colgadas son recientes, son las que quieres ver ahí? ¿los cuadros de las pareces son los que quiere ver en ellas?¿realmente deseas conservar todos esos recuerdos o los revisamos?¿los muebles son los adecuados? -si yo reviso me doy cuenta de que ahora mismo tengo una silla de despacho que es de comedor con la que me duele la espalda al trabajar, debería cambiarla y tengo que ponerlo en mi lista de tareas en “compras” para la próxima vez que compre alguna cosa- ¿el ordenador está colocado de la forma más cómoda? ¿Hay que reorganizar el espacio? ¿Hay que poner plantas/quitar las muertas o arreglar las existentes?
  • Para aquellas cosas que no colocas físicamente: se pone una nota por cosa (de ahí lo de tener post-it medianos) y se pone la fecha en que lo escribes y lo metes en la bandeja de entrada física. Por ejemplo: tengo que comprar una bombilla para mi lámpara porque me gusta tener un repuesto y acabo de utilizar la última así que apunto en un papel “ir a mercurio a comprar una bombilla tal de medida tal y de caño grueso” pongo que lo escribo hoy 15/02/2016 y lo dejo en la bandeja de entrada. La próxima vez que salga de casa con tiempo de hacer recados, voy a la bandeja de entrada, cojo los papelitos, busco los más antiguos y me encuentro éste, así puedo ir a la tienda sabiendo que era lo que necesito y no tengo que andar mirando 20 notas del teléfono. Es más cómodo. Tu bandeja de entrada puede ser un pincho y tener los papeles pinchados ahí no hace falta que sea la típica bandeja blanca y fea.

HÁBITO: Ponle fecha a cada papel que escribas a mano, siempre, ya sea para ti o una nota para otra persona, así siempre tendrás presente cuándo escribiste el papel y sabrás las condiciones en las que lo has realizado y la prisa que corre.

  • Cuando es mucho o lleva tiempo pones también una nota, por ejemplo: “cambiar el armario de invierno a verano” u “ordenar el armario del despacho para que sea útil”.

Realiza dos pilas físicas:

  1. Bandeja de entrada: para todo lo hablado anteriormente.
  2. Atril: para las emergencias, las cosas que debes hacer YA o “para ayer” o aquello que tienes que acordarte de hacer nada más llegar a la oficina o a donde sea.

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Revisión de espacio

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  • Comienzas revisando el espacio por el escritorio: estate atento a mirar si hay que cambiar o arreglar algún aparato, en ese caso pones una nota en tu bandeja de entrada.
  • Revisas los cajones del escritorio, tirando lo que no vale, poniendo en la bandeja de entrada si hay algo que hacer o que cambiar o comprar…
  • Sigues por los espacios superiores (encima de los muebles, etc.)
  • Sigues dentro de los armarios (mismo que lo anterior)
  • Sigues por los suelos, las paredes, los estantes. Los estantes: los libros que te quieres leer, lo mejor, si tienes mucho pendiente, es elegir el próximo y meterlo en la bandeja de entrada, así cuando termines el que te estás leyendo ahora coges el siguiente y metes otro en la bandeja de entrada, el flujo será más constante además de darte ganas de elle el que tienes para poder quitar el libro de la bandeja de entrada.
  • Sigues por los aparatos y el mobiliario: cosas a cambiar, a mejorar, iluminación… acuérdate de poner la correspondiente nota en la bandeja de entrada.

Nota al pie: yo distribuyo la bandeja de entrada como las notas de evernote, (podeis leer el artículo sobre este programa pinchando en el link del nombre) de forma que tengo un folio que se llama compras para casa y en el voy pegando post-it con lo que necesito. Por ejemplo en el folio “compras para Gijón” de la bandeja de entrada aparece un post-it que dice cambiar la silla de despacho 15/02/2016 (siguiendo el ejemplo anterior), así cuando quiero quitar tarea de la bandeja de entrada y tengo dinero para algunas compras pues cojo el papel (en el ordenador o en el teléfono se llamaría “carpeta”) de compras y miro que notas hay, si puedo quitarlas todas lo hago, si solo puedo quitar alguna la hago y quito el post-it correspondiente.[/dt_vc_list]

Dato final

Me he dado cuenta de que esto es muy extenso, concretamente tengo 15 folios resumen así que vamos a ir por entregas, aquí dejamos la parte física, aprovechar para mirarlo todo e ir actualizando vuestro lugar de trabajo o vuestro hogar, la semana próxima volvemos con otra entrega pero esta referida a “recordatorios incompletos” que son cosas que nos ayudan a despejar la cabeza, una lista de cosas que quizá rondan por nuestra cabeza pero no hemos traspasado a la bandeja de entrada.

 

Nos vemos la semana próxima, aprovechad para trabajar en esto estos días.

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