Mix con lo mejor de organízate con eficacia: tercera entrega

[dt_vc_list]Vamos a hacer un pequeño resumen general, la bandeja de entrada del correo electrónico, independientemente de que tengas una plataforma (gmail, yahoo, iCloud, tudominio, el de tu empresa o negocio…) u otra siempre tiene cosas comunes:

• Una Entrada: donde entran todos los correos electrónicos menos los que son spam o no deseados
• Una Salida: Donde se almacenan los correos que tu has enviado pero que aun no han salido del servidor, no sueles ver esta carpeta porque suelen salir rápido, te das cuenta de que existe cuando configuras una cuenta pop en iPhone y te da problemas porque recibe y no envía, por ejemplo o cuando el correo es muy pesado (tiene muchos megas de archivos o fotos) y le cuesta sacarlo del servidor o, directamente, no puede.
• Un Borradores: En esta carpeta se guardan los correos que comienzas a escribir pero que no terminas y dejas para luego.
• Un Papelera: En esta carpeta se guardan los correos que tiras a la basura, papelera=basura, límpiala a menudo anda, si piensas “por si acaso” es que no debería estar en la papelera o que tienes un problema de diogenes con tu correo electrónico, algo de lo más común.
• Un Enviado: Aquí es donde se guardan los correos que tú has enviado, yo esta también la limpio a menudo.
• Un Spam o No deseado: pues eso, los correos electrónicos que, o bien son spam o tu has declarado que lo son o que el servidor del correo, por alguna causa como puede ser que no tienes esa dirección guardada en tus contactos, considera que son spam. Spam = correos fraudulentos o que pretenden entrar en tus sistema operativo, no deseado es lo mismo aunque yo aquí añadiría todos los que me mandan cosas que ni me interesan ni he pedido y por alguna razón no he apelado a la LOPD para que dejen de mandármelos.

En algunos casos además tienes una carpeta que se llama Archivados, donde tu gestor va guardando los correos muy antiguos en una carpeta para que tomen menos espacios, si guardas esos correos ya no te aparecerán en las bandejas anteriores.

Ahora que tenemos claro lo que tenemos al abrir “correo”, “outlook” o lo que tengas, –inciso: no me voy a meter a analizar las miles de sub-bandejas que gmail ha creado con notificaciones y tal y tal que considera ella misma por su cuenta porque sería eterno, os recomiendo que tengáis gmail en vuestro ordenador en vuestra aplicación de correo– vamos al lío.[/dt_vc_list]

[dt_vc_list]Para que la bandeja de entrada vuelva a ser una BANDEJA DE ENTRADA, o lo que es lo mismo, un lugar en el que entra el correo, hay que procesar ABSOLUTAMENTE TODO lo que entra en ella en carpetas, se trata de que así, cuando tengas algo en la bandeja de entrada lo proceses porque no usarás la bandeja de entrada como lugar para almacenar cosas, que es lo que estas haciendo ahora casi fijo, sino que estará vacía haya que llegue algo y volverá a estarlo cuando se procese.

Hay que crear varias carpetas genéricas, para crear carpetas en windows tienes que pulsar control+mayusculas+E y se te abrirá una pantalla nueva, pones el nombre de la carpeta y eliges donde la quieres colocar. En mac, debajo de las generales hay una cosa que se llama “mi mi mac” y un + o un ocultar, si le das a + ya te pide el nombre de la carpeta y la coloca ahí debajo.

Las tres primeras carpetas que vamos a crear van con @ delante, esto es para que queden en la parte más alta de nuestra lista de carpetas pues son las que vamos a utilizar con más frecuencia o prácticamente siempre.

TIP: usa la regla de los dos minutos para tener control sobre todo lo que hay en la bandeja de entrada (si tardas menos de 2 minutos en hacerlo, hazlo sobre la marcha)

Pongamos un ejemplo del TIP anterior: Recibo dos correos, uno es de mi jefe que dice que cuando pueda le mande la escritura de constitución de la sociedad Patatas Pepita Sociedad Inventada y el otro es del departamento de administración que me dice que necesita que le firme los 7 documentos que me adjunta por las dos caras, ¿que hacemos? vamos a hacer todo lo de este ejemplo aplicando las reglas de este post y las de los anteriores, venga.

1. Pensar, el primer correo es buscar una cosa en una carpeta, si somos medianamente ordenados sabrás dónde está, además me lo manda mi jefe y seguro que lo quiere para ayer, tarea de menos de dos minutos de libro, ¿o crees que vas a tardar más de dos minutos en hacerlo?, lo haces sobre la marcha y archivas el correo, ya lo vemos luego el cómo lo archivamos.
2. El siguiente correo tiene varias acciones, por un lado no es una tarea de menos de dos minutos, dos minutos ya nos va a llevar solamente abrirlo y mirar qué es eso que quieren que firme, así que lo dejaríamos para más adelante, luego os digo dónde lo archivamos, no obstante podemos hacer una cosa, abrirlo sí que nos va a llevar menos de dos minutos, lo abrimos y lo imprimimos, a no ser que sea firmarlo electrónicamente que entonces sólo lo dejaríamos abierto en nuestro escritorio, si hay que firmar a mano, lo imprimes y LO METES EN TU BANDEJA DE ENTRADA, porque es algo que tienes que hacer y es importante.

Estamos creando carpetas, tenemos claro que van a ir con @ para que estén las primeras, bien, estas son, yo las creo en mayúsculas para que llamen más la atención:

• @ ACCIÓN: Aqui vamos a meter todo lo que está pendiente de realizar por nuestra parte, por ejemplo aquí es donde vamos a meter el correo de la administración que requiere nuestra firma, todo lo que esta pendiente y te lleve más de dos minutos.
• @ A LA ESPERA: Aquí metemos lo que estamos esperando que haga otra persona, lo más normal es que metamos copias de nuestros correos, os recomiendo encarecidamente que siempre que estéis contestando a algo que requiera más contestaciones o que mandéis algo que requiera que os den algo a cambio o contesten pongáis vuestra propia dirección de correo electrónico en CCO, CCO es copia oculta. Luego podéis configurar outlook para que los correos a de vosotros mismos los archive directamente en esa carpeta para no tener que procesarlos desde la bandeja de entrada, aunque es tarea de menos de dos minutos.
• @ CONSULTA: pues eso, cosas que querrás leer con calma o consultar más adelante. Un ejemplo, yo aquí dejo los post de los blogs a los que sigo mediante suscripción y que me interesan por algo concreto, quizá porque quiero hacer algo parecido en mi blog, o quizá porque es un post sobre tipografías y quiero tenerlo cerca para bajarlas cuando esté ociosa.
• @ SEGUIMIENTO: si solamente quiero saber qué es lo que pasó con un tema concreto lo dejo aquí, cuando esté resuelto lo archivo en su correspondiente carpeta final.

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[dt_vc_list]Aqui ya pasamos a la parte más difícil de todas, el resto de carpetas, las que tendremos que tener para archivar todas las cosas.

Dos recomendaciones y un ejemplo, primero el ejemplo:

 

Esta es la distribución que yo tengo para marvidal.com, como podéis ver falta una carpeta, la de seguimiento, no la he creado porque no la uso, como estoy sola no tengo que hacer seguimiento de cosas más que cosa que metería en a la espera que ya son el propio seguimiento, no obstante si llega un día en que la necesite la crearé, porque llevo utilizando este sistema unos cuantos años, os recomiendo que vosotros, si estáis empezando, la creéis sobre la marcha.

Otra recomendación que os doy es que os pongáis un post-it en la frente (para mi la frente es la parte de abajo de la pantalla del ordenador, donde la veáis siempre, con las cosas importantes que tenéis que tener claras para cambiar los métodos que utilizáis, por ejemplo donde poner qué se mete en cada carpeta, así a groso modo para que cuando os entre un correo sepáis que hacer con él sin tener que pararos a pensar demasiado.

Como veis yo en mi correo tengo carpetas diversas, por un lado tengo una para todos los correos que cruzo con mis colaboradores, también tengo otra para archivar algunos comentarios del blog que por lo que sea quiero guardar y otra para las cosas de configuración del blog. Cada uno sabe las necesidades que tiene, por ejemplo en mi correo de gmail, que es personal, tengo dos carpetas, una que se llama “compras” y otra que se llama “bebés y niños”, en la primera archivo todos los documentos de pago y avisos de envío de paquetería y en la segunda todos los correos relacionados con babylucia que no son de compras, así cuando necesito buscar algo sé exactamente a donde tengo que ir.

Tenéis que ir uno por uno mirando vuestros correos y decidir dónde consideráis más cómodo meter cada cosa, ojo, no podéis crear 1.000 carpetas porque seria una locura, pensar en genérico, por ejemplo en mi empresa tengo creadas las carpetas: contabilidad, facturacion y dentro de facturación tengo enviadas, recibidas, pendientes de pago, pendientes de ingreso, también tengo proveedores y dentro descartados (para aquellos que no quiero pero que quiero controlar que si vuelven a mandarme un correo ya les he contestado una vez al menos), para más adelante (para los interesantes pero que ahora no puedo o no quiero meter), comunicaciones (para las comunicaciones que tengo con ellos)… y así sucesivamente.

No obstante os recomiendo unas carpetas básicas:

CONTABILIDAD: en ella meteríais todo lo que se refiere a esto, desde las nóminas de los trabajadores hasta los pagos bancarios o los propios si es un correo personal, yo luego lo subdividiría en más carpetas para darle detalle.

CONTRASEÑAS: ésta es para mi una carpeta básica y más ahora que tenemos tropecientas cuentas de correo, en sitios, en tiendas… un lugar donde sepas que siempre estén todas las contraseñas, luego yo además lo tengo físicamente en un agenda y en un excel en el ordenador pero aquí, todas las que me llegan por correo electrónico, imprescindible.

PROYECTOS: aqui meto todos y cada uno de los proyectos que tengo pendientes, en proceso o pasados.

VIAJES: y dentro de esta divido en billetes de avión, desplazamientos, alojamientos, entradas y viajes pasados, ¿a que entendéis perfectamente estas subcarpetas? útil para los viajes que tienes previstos y de los que ya tienes información como por ejemplo los billetes de avión. A este respecto yo os recomiendo, (soy la reina de la recomendación) que tengáis una bandeja de entrada física donde meter todo esto, por ejemplo yo tengo una funda transparente colgada en el corcho del despacho, en ella tengo los billetes de avión o la reserva de los viajes, los bonos de hotel o las reservas de los mismos, lo de los transportes… las entradas, todo, lo que hago es que lo pongo por fecha por ejemplo: el primer papel es el vuelo asturias-madrid, si me quedo una noche allí antes de volver a coger un avión pues meto después el bono o reserva del hotel, luego el billete o reserva del segundo vuelo, luego el bono transporte o la tarjeta o reserva de la city pass de la ciudad que toque o la reserva del alojamiento y así del primer viaje y luego del siguiente, no suelo tener nada ahí que sea para más allá de 6 meses vista porque me pone nerviosa pero os recomiendo que lo tengáis, así llegado el momento solo es cogerlo y revisar en vuestra carpeta de viajes si hay que añadir algo más.[/dt_vc_list]