Seguimos con la recopilación de lo que me resultó más interesante, importante o simplemente de aquellas partes del libro Organízate con eficacia del que os hablé en su momento (link en el nombre del libro para leer/releer el post) que consideré que debía mirar cada poco, hoy os traigo el mix con lo mejor de organízate con eficacia en su cuarta entrega.
Ya sabéis que si os genera dudas podéis contactar conmigo en los comentarios.
Y si aún no sabes de qué te hablo o tienes que repasar los deberes recuerda que tienes otros tres post, la primera entrega, la segunda entrega y la tercera entrega. Y la matriz de tiempo de David Allen.
Las listas
- Crear una “lista de proyectos“: esto es básicamente un word o excel o una lista de evernote donde pongas, en forma de lista, todos los proyectos (frentes abiertos de más de dos minutos), sin orden, sin preferencias, sin urgencia, sólo es una lista. Actúa como un inventario de acciones siguientes, sosega porque sabes que no se te escapa nada, da bienestar porque vas tachando los que vas realizando en la misma lista y SE DEBE MIRAR UNA VEZ POR SEMANA. (por ejemplo podrías poner en tu agenda, en el lunes por la mañana a primera hora “mirar la lista de proyectos” o una alarma en tu calendario con hipervínculo a la lista), yo, tras muchas opciones decidí comprarme un cuarderno profesional moleskine y utilizarlo como lista de proyectos y de paso ponerme una nota en mi agenda que dice “mira el moleskine de proyectos“, reconozco que la mayoría son tan ambiciosos que no los realizo nunca pero ahí están, poco a poco voy sacando alguno y me encanta.
- Puedes subdividir la lista en Personal, profesional, proyectos delegados… y puedes meter las ideas de cada proyecto anexos a este, en una libreta, un access… yo tengo las primeras páginas del moleskine con todos los proyectos y espacio para ir metiendo más y cada hoja tiene número así que cada proyecto va asociado a un número, luego voy a la hoja que pone y allí tengo una o dos páginas con las notas de ese proyecto en concreto.
- Crear una “lista de llamadas”: te haces una nota o algo semejante en el propio teléfono para poder hacer las llamadas pendientes cuando sales a pasear, a hacer un recado, una compra, vas de camino a casa, al trabajo, esperas en una cola o en el médico… se trata de tener todas tus llamadas pendientes localizadas y aprovechar esos ratos “muertos” para realizarlas.
- Crear una “lista algún día/tal vez“: haces un inventario de cosas que quieres hacer, como por ejemplo aprender un idioma, montar un negocio propio, navegar con un velero, ir a Hawai… en ella puedes meter de todo, como cosas por hacer o cosas por construir, compras para la casa, aficiones que quieres desarrollar, habilidades que te gustaría aprender, manifestaciones creativas por explorar, ropa o accesorios que comprar, juguetes o aparatos que adquirir, viajes por hacer, organizaciones a las que apuntarse, proyectos de servicio a los que contribuir, cosas que ver, cosas que hacer… Por poneros dos ejemplos, yo tengo tres listas de este estilo: la primera de ellas es en la que pongo los viajes que quiero hacer (incluyo desde escapadas que no implican dormir fuera de casa a grandes viajes como ir a Nueva Zelanda), me encanta mirar la lista una vez al año y ver si tacho o no viajes. Otra de las listas es la de compras y arreglos de la casa, ésta la subdivido en dos: Casa Gijón y Casa Vega, así tengo control absoluto sobre todo lo que hay pendiente por hacer o arreglar o comprar, desde unos tornillos a poner una cortina o cambiar una bombilla o un escritorio. Cuando tengo tiempo, dinero y ganas abro la lista y miro a ver si puedo ir quitando cosas. La última de ejemplo es mi lista “caos” en ella meto desde que me gustaría sacarme otra carrera hasta montar una pescadería o llevar libros de la biblioteca a ancianos, tener un huerto o escribir mi propio libro. Es una lista caótica del todo donde meto todo lo que se me pasa alguna vez por la cabeza, cada año la reviso, tacho cosas, varío otras o incluso elimino y añado.
- Existen dos cosas que DEBES HACER: Tienes que revisar la lista de proyectos actuales periódicamente, por si alguno de ellos no lo vas a hacer en los próximos meses y, si es el caso, lo pasas a “algún día/tal vez” y tienes que revisar las listas “algún día/tal vez” una vez al año para ver que hay que modificar en ellas.
Las listas no sirven absolutamente de nada si no las revisas.
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Sublista
- Comida
- Hijos
- LIbros que quiero leer y comprar: tengo esta lista. jeje
- Música que me quiero bajar o escuchar o incluso artistas que quiero escuchar.
- Películas que quiero ver: yo tengo una lista privada en Pinterest que se llama “pelis que quiero que vean mis hijos” donde meto las carátulas de esas pelis que creo que deberían ver.
- Actos culturales a los que quiero asisitir: personalmente esta lista no la entiendo, yo esto lo pondría en mi calendario en las fechas del evento.
- Ideas para regalos
- Ideas para el jardin
- Sitios de internet para navegar
- Viajes de fin de semana para hacer
- Viajes de semana y/o grandes viajes
- Ideas para reuniones
- Ideas para fiestas
- Ideas diversas (que no sabes donde meter)
- Objetivos profesionales
- Servicio, familia, relaciones, comunidad, salud y energía, fuentes financieras, expresion creativa… todo lo que se te ocurra es susceptibre no solo de lista sino de sublista.
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Dato final
Deberías ir viendo las listas por niveles y deberías tener un subnivel más, para el trabajo, donde aparezcan listas como: moral de equipo, procesos, fechas límite de entregas, asuntos del personal, volumen de trabajo, excels pendientes, comunicaciones, fechas de facturacion, de cobros, de pagos… todas esas cosas que en tu trabajo tienes que tener controladas o que te gustaría tener controladas.
“La necesidad de mantener listas de control y controles externos es directamente proporcional a la falta de familiaridad que tengamos con un área concreta de responsabilidad” Dice David Allen.
Yo aun diria más, la necesidad de mantener listas de control es directamente proporcional a la cantidad de tareas que queramos controlar. Sé que al principio os va a resultar tan “coñazo” tener que hacer listas para todo que vais a decir “bua, si muy bien pero sólo el tiempo que voy a echar en eso, mejor lo echo en hacer noseque” pero os voy a decir una cosa: las listas se hacen UNA VEZ, a partir de ahí es cuestión de revisar, recomponer, borrar y añadir y cuando te acostumbras a usarlas… no podrás vivir sin ellas pero se te escaparán pocas cosas. Por desgracia para los que me conozcan y me lean, la mayoría de las veces lo que se te escapa es sólo lo que tú dejas escapar. ¿te has planteado porqué lo estás dejando escapar?