Vamos alla con la que es la penúltima entrega de este Mix con lo mejor de organízate con eficacia: octava entrega.
Parece increíble que estemos llegando al final, entre otros millones de post fui poco a poco incorporando estos que para mi era tan importante compartir con vosotros y ahora hasta me da penita que estemos en la recta final, abordaremos el último a principios del año próximo pero, ya os avanzo, tengo casi preparado otro borrador de su libro “sé más eficaz” es pequeño y creo que podremos hacerlo en un par de sesiones sólo y que nos aportará mucho.
Ya sabéis que tenéis el resumen del libro aqui y que en estos enlaces os dejo acceso a mis mix en su primera, segunda, tercera, cuarta, quinta, sexta y séptima entrega para que podáis mirarlo si no lo hicisteis ya o para repasar conceptos que siempre, siempre, viene bien.
¿Cómo van esas bandejas de entrada? espero que bien limpias 😉
Como lograr no romper mis compromisos
- No contrar el compromiso: es probable que te hayas sentido bien al coger una pila de cosas antiguas, decidir que no vas a hacer nada con ellas y tirarlas a la basura. Una de las mayores ventajas de este método es que cuando realmente asumas la responsabilidad de capturar y seguirle la pista a lo que invade tu mente te lo vas a pensar dos veces antes de contar un compromiso contigo mismo que no pretendes o no tienes porqué cumplir.
- Cumplir el compromiso: realmente tu adoras hacer cosas porque eso te proporciona la sensación de haber terminado algo. La mayoría de las veces ya te sientes realmente bien con sólo estar aplicando la regla de los dos minutos. Te sentirás tan bien completando tus tareas que probablemente tenderás a crear nuevos proyectos más grandes y ambiciosos. Y no sólo eso sino que tu jefe se sentirá orgulloso de tu productividad y compromiso.
- Renegociar el compromiso: un compromiso renegociado no es un compromiso roto, si no puedes acudir a una cita o no quieres porque no estás preparado lo que debes hacer es llamar y cambiar la cita.
Un distanciamiento radical de la gestión tradicional del tiempo no es posible porque todos los elementos incompletos y no recopilados parecen iguale Sen cuanto a la presión que te generan y la atención que te roban. Por eso es mejor capturar, identificar y revisar.
Pero ¿qué nivel de recopilación es necesario? pues te sentirás mejor si recopilas cualquier cosa que aun te quede por recopilar y ¿cuándo sabrás que ya lo has recopilado todo? cuando no te quede NADA en la mente que no esté debidamente puesto en su sitio (ya sea agenda, lista de llamada, proyectos…)
La idea básica a la que tenemos que enfrentaros es que nuestra mente pueda concentrarse en una sola cosa cada ves (o en varias si eres capaz de controlarlo) sin más distracciones, esa será tu “zona”, aquella en la que serás más productivo.[/dt_vc_list]
Cuando el sistema funciona en ti pero no en los que te rodean
Tu necesitas confirmar que cualquier petición que mandas por correo electrónico, dejas en un buzón, dices en una reunión o pidas de otras formas será procesada y atendida y no puedes tener que andar detrás de todos los demás para ver si lo están procesando.
Un sistema sólido es tan bueno como su parte más débil y a menudo el talón de Aquiles suele ser una persona con poca sensibilidad por las comunicaciones del sistema. Uno no puede fiarse del sistema si alguien en el organigrama no está cumpliendo su parte.
La cuestión fundamental será crear un proceso de renegociación constante que lo incluya todo y que nos permita sentirnos bien respecto a lo que no hacemos. Ésa es la verdadera gestión del conocimiento a nivel más sofisticado.
Yo, por desgracia, no puedo daros la clave de cómo conseguir que el resto del sistema lleve el mismo ritmo de gestión y proceso que nosotros pero existen multitud de formulas que podéis adoptar, por poner sólo un ejemplo:
yo en dropbox tengo una plantilla de proyectos compartida, en ella están puestos todos los proyectos que tengo abiertos con otras personas, y en ella aparece que hay que hacer, quien debe hacerlo y una tabla de fechas y otra de % de realización, esa tabla ha de actualizarse cada vez que se realiza una tarea y siempre que abro un proyecto con alguien le mando esa plantilla con sus tareas y las mías.
Otra forma la vimos cuando actuamos sobre nuestro sistema de bandejas de entrada. ¿Os acordáis aquella llamada @accion y aquella otra llamada @a la espera? pues esas son las que tenemos que tener controladas, en acción es donde metíamos todo aquello que requería acciones por nuestra parte y en “a la espera” metíamos lo que estaba pendiente por parte de otro, yo siempre suelo enviarme correos electrónicos a mi misma con las tareas para tenerlas en acción y luego que las realizo borro esos correos y siempre dejo una copia del correo que cruzo con mis colaboradores en “a la espera” para tener control sobre lo que me deben o el paso que está pendiente.[/dt_vc_list]
Acción siguiente y el poder de decisión
la misión es tener siempre en el pensamiento esta frase: ¿Cuál es el paso siguiente? el secreto para avanzar, dice Mark Twain, que es comentar y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y abordar la primera.
Si te sientes incómodo con tareas grandes como podría ser realizar una casa piensa en pequeñas tareas y busca la acción siguiente como buscar un arquitecto.
Vamos a poner un par de ejemplos, uno personal y otro profesional.
Personal:
Tienes una nota en la bandeja de entrada que pone “neumáticos” ¿cuál es el paso siguiente? llamar a las tiendas y preguntar cuanto cuestan, pues tienes que procesar esa acción siguiente. ¿cómo lo haces? como es una llamada deberá ir en la “lista de llamadas pendientes” y cuando tengas un teléfono y tiempo y energía para ello, llamas.
Profesional:
Tienes una reunión de producción en el fin de semana pero no eres tu que la prepara ¿cuál es la acción siguiente? sentarte un momento a reflexionar que puedes TU aportar a la reunión, hacer balance de sobre la empresa en cuestiones de tu trabajo, así que iras a la lista “reuniones que quiero tener” y meterás en ella “reunión de loquesea” (la del fin de semana, vaya) con un hipervínculo a una tabla con cuestiones que crees que puedes aportar y las descargarás ahí, para acordarte de ellas una vez haya llegado la reunión y así ser más eficiente y efectivo.
Esta pregunta ¿cuál es el paso siguiente o la acción siguiente? proporciona claridad, responsabilidad, productividad y potenciación de las personas.
Claridad: si no llegas a la conclusión en la conversación sobre cual es la acción siguiente y quien debe llevarla a cabo no conseguirás que la reunión y la conversación sirvan para nada. 20 minutos antes de terminar la reunión hay que introducir la frase ¿cuál es la acción siguiente?
Responsabilidad: no sólo es llegar a la acción siguiente sino también saber QUIEN debe encargarse de ella.
Productividad: Pensar en todo lo que aterrice a nuestro mundo antes de que sea absolutamente necesario hacerlo. Aquí hay que hacer una observación a cerca de los proyectos “a largo plazo”, éstos no son los de “algún día/tal vez” sólo son proyecto que tienen más acciones siguientes para terminarlos. La productividad sólo ahora cuando las personas mejoren su capacidad de respuesta operativa y en gestión de conocimiento eso equivale a clarificar las acciones al principio en lugar de hacerlo al final.
Potenciación de las personas: Un hecho: las personas hacen cosas constantemente, pero sólo cuando no tiene más remedio, presionadas por sí mismas, las circunstancias o los demás. no tienen ninguna sensación de triunfo, ni de control sobre la situación, como tampoco de cooperar con los demás y con el mundo en general. Y la gente anhela experimentar todo eso.
Cuántas más acciones realices por propia voluntad más sentirás que eres el capitán de tu propio barco y mejor te irán las cosas.
Preguntar ¿cuál es la acción siguiente? es algo que mira la mentalidad victimista, porque presupone que existe una posibilidad de que las cosas cambien y se puede hacer algo para que eso ocurra.
¿Crees que en tu entorno la gente se queja demasiado? Preguntar ¿cuál es la acción siguiente? fuerza la solución del problema.[/dt_vc_list]
Fin
Para estos dos problemas hay dos soluciones:
- Crearlo
- Hacer que suceda
Una vez has decidido que hay algo que cambiar y un molde que llenar deberías preguntarte: ¿cómo puedo hacer esto suceda? y/o ¿qué recursos debo dedicar para que esto suceda? lo que es prácticamente lo mismo que su forma simplificada ¿cuál es la acción o el paso siguiente?[/dt_vc_list]