Volvemos con una nueva entrega, ya nos quedan pocas, ¡Ánimo!
Como hemos estado un mes de vacaciones necesitamos hacer un repaso general a ver si vais al día.
Tras ver la matriz de administración de tiempo, en la primera que tenemos que basarnos, nos fuimos a por la primera entrega de este mix con lo mejor del libro, por un lado vimos el orden y organización que deberíamos tener en nuestros despachos.
Tras ese día, que fue bastante intenso, nos pasamos a la segunda entrega, en la que entramos de lleno en las listas de recordatorio y las bandejas físicas a tener en casa y en el trabajo.
En nuestra tercera entrega la cosa se complicaba porque, aunque realizar un arreglo en la bandeja de entrada del correo parecía un post muy corto tenía muchísimo trabajo por vuestra parte. Yo creo que éste fue uno de los post con más adeptos y a la vez con más detractores ¡no porque no gustase sino por la cantidad de trabajo que hubo que hacer!
Más tarde comenzamos a preparar las listas, esa maravilla de la naturaleza del trabajo que tanto me gusta, ya sabéis que yo uso listas para todo pero en esta ocasión os enseñaba la forma de hacer listas cómodas y que nos sean útiles y productivas, que al final es de lo que se trata.
Ya en junio y justo antes de daros vacaciones de empresa, nos centrábamos en las listas de control, tras comprender como funcionan nos metíamos de lleno en la forma de prepararlas y de controlarlas, cosa que me parece casi lo más difícil, porque hacer listas… todos las hacemos y nos gusta apuntar las cosas pero luego controlar lo que tenemos apuntado es otro cantar.
Hoy, en esta sexta entrega, vamos a centrarnos en la toma de decisiones.
3 formas de tomar decisiones
El modelo de 4 criterios para escoger las acciones al momento
- Situación: Qué puedes hacer teniendo en cuenta el lugar en el que te encuentras y las herramientas de que dispones. Por ejemplo: si estuvieras en un atasco con el coche y lo único que pudieras hacer es llamar por teléfono con tu manos libres te convendría tener cerca la “lista de llamadas”. Como vimos en el anterior episodio, al elaborar la bandeja de entrada y el resto de documentación, hemos realizado una lista en la que aparece la ubicación de nuestras diversas listas, así, cuando estés en el momento adecuado será fácil encontrar la que necesitas.
- Tiempo disponible: tienes que tener control de tu tiempo y tus tareas para sacarle el máximo partido, si tienes una reunión en 10 minutos, por ejemplo, no puedes ponerte a hacer una tarea que te va a llevar dos horas.
- Energía disponible: esto parece guasa pero es super importante, hay momentos en los que no tenemos mucha energía, por lo que sea, porque tienes problemas, estas cansado, estas enfermo, porque ayer fuiste de ruta de montaña y hoy no das un duro por la vida… por lo que sea, ese es el momento de sacar la “lista de tareas para momentos de potencia reducida” y realizar una de esas tareas. ¿Cómo qué? porque imagino que lo primero que pensáis cuando leéis esto es “ala, ahora una lista para movidas estúpidas que hagan que parezca que trabajo” pero no, en absoluto es esto, mirar, en esta lista por ejemplo tendremos apuntadas las lecturas breves (artículos, periódico, prensa especializada… esas lecturas que deberíamos hacer y para las que nunca encontramos tiempo, este es el momento idóneo) también pueden aparecer datos relativos a teléfonos y direcciones que introducir en nuestra lista de llamadas, archivos que tenemos que eliminar, copias de seguridad… yo, por ejemplo, por poneros un ejemplo más concreto y de mi día a día, cuando estoy reventada por lo que sea lo que hago es una de estas tres cosas: a) leer las Vogue y AD que tengo atrasadas. b) buscar los muebles, tiendas o artistas (diseñadores, arquitectos, artistas gráficos, pintores…) que tengo en mi lista de “personajes que buscar” o c) transcribir cosas que tengo en otros sitios. Por ejemplo el otro día me fui a dormir la siesta pero no pude así que me puse a seguir un curso que tengo empezado en Hello Creatividad! y como no había subido libreta y boli lo apunté en una nota en mi móvil, así que el último día que estaba cansadisima lo que hice fue pasar esa nota a mi libreta del curso. Otra cosa que se me ocurre que puedes hacer cuando estás muy cansado es ordenar, si lo llevas todo al día perfecto pero sino, este es un momento 10 para ordenar tu despacho o tu ordenador. Nos pone David Allan un “ejemplo importante”: si tienes poca energía y además el material de lectura está desordenado, los recibos y facturas esparcidos, el sistema de archivo es un caos y la bandeja de entrada no sirve para mucho te va a costar tanto ponerte a arreglar esto que no lo harás, lo que te hará sentirte peor aun, llegados a este punto lo único que nos hará sentirnos mejor es cerrar algún frente abierto y eso no será posible si no están bien definidos e identificados, así que poco a poco ve ordenando y haciendo las listas y tareas, para que cuando llegues a encontrarte en este punto, no te sientas desesperado.
- Prioridad: es imposible que te sientas bien con tus elecciones si no tienes claro cual es tu trabajo así que pon prioridades sobre la mesa y actúa sobre ellas.
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El modelo triple para evaluar el trabajo diario
Así mismo debes procesar y tener control sobre las listas de tareas, si dejas de hacer estas cosas al final acabarán siendo cosas urgentes y nunca te sentirás bien si sabes lo que no estás haciendo y aun así haces otras cosas para no enfrentarte a esas tareas.
Voy a resumiros este punto un poco para entender bien lo que quiere decir: siempre nos gusta solucionar, sentirnos útiles y ver que hemos “solucionado el problema” o “salvado el asunto” y cuando no hay nada que solucionar vagueamos o nos aburrimos, el error está en ese punto, en el que necesitamos apagar fuegos para sentirnos útiles y bien cuando realmente nosotros somos útiles todo el rato, pero no lo sabemos porque no vamos haciendo las tareas poco a poco. Hay que ordenar y procesar, así todos los días llegaremos, nos sentaremos delante de nuestra tarea y la realizaremos, lo tendremos todo en orden, al día y controlado y aunque parezca que no, nos sentiremos útiles todo el rato.[/dt_vc_list]
El equilibrio por momentos
Pensar una cosa: esto sobre todo va dirigido a tí que tienes la mesa llena de cosas que no sabes ni por donde empezar, que nunca terminas nada porque siempre tienes tantos frentes abiertos y en proceso que no hay forma de terminar uno, que además te llegan con cosas nuevas pero no das terminado ninguna más que los temas “urgentes” o “para ayer” pero también va dirigido a tí, que estas en casa, con tus hijos o sin ellos, que no tienes una oficina o un trabajo con un jefe pero tienes tareas y muchas cosas que hacer, cosas pendientes de arreglar, compras que hacer, comidas, recogidas y una serie de cosas que te llevan tiempo y energía, hay que ponerlo todo desde la perspectiva de que todo, absolutamente todo, es trabajo.[/dt_vc_list]
El modelo de seis niveles para revisar tu propio trabajo
- 15.000 metros o más: VIDA.
- 12.000 metros: PERSPECTIVA DE TRES A CINCO AÑOS.
- 9.000 metros: OBJETIVOS ANUALES O BIANUALES.
- 6.000 metros: ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.
- 3.000 metros: PROYECTOS ACTUALES.
- Pista de aterrizaje: ACCIONES ACTUALES.
Vamos a ver un ejemplo planteando esta jerarquía de abajo a arriba:
la llamada telefónica que tienes que hacer (ACCION) está vinculada con el trabajo que estás realizando (PROYECTO) que hará aumentar las ventas (RESPONSABILIDAD) este proyecto te brindará la oportunidad de ascender (OBJETIVO) debido a una nueva línea de negocio que tu empresa quiere llevar (VISION DE ORGANIZACION-PERSPECTIVA) lo que te permitirá acercarte más a tu objetivo, ese que deseas tanto económicamente como profesionalmente (VIDA)
Y ahora vamos a ver uno al revés:
Decides que quieres ser tu propio jefe (VIDA) así que creas tu propio negocio (PERSPECTIVA) con objetivos operativos a corto plazo (OBJETIVO LABORAL) lo que te obliga a asumir papeles importantes que debes desempeñar para que el negocio funcione (RESPONSABILIDAD) con objetivos inmediatos que lograr (PROYECTOS) en los que, en cada uno de ellos, habrá cosas que debes hacer lo antes posible (PROXIMAS ACCIONES).
La idea general es gestionar todos estos niveles de una forma equilibrada, que uno no desbanque a los otros, que siempre uno sea consecuente con el siguiente. Por eso es fundamental identificar en todos estos niveles los frentes abiertos, las tareas incompletas y las obligaciones inmediatas así como lo que esperas de tu propio futuro.
Esta parte es algo extensa, ánimo.
Gestión de abajo a arriba: el problema que tenemos aquí es que si no hay una sensación de control de los niveles inferiores (proyectos y acciones actuales) ni una confianza interior en tu propia capacidad de gestionarlos de forma apropiada, tratar de administrar nuestra vida de arriba a abajo suele provocar frustración. Esto quiere decir que lo que debes hacer es controlar primero los niveles bajos y luego ir subiendo poco a poco. Lo mejor de este sistema es que trabajando desde abajo despejas los cánones reales (todas esas pequeñas cosas que hay en tu mente y que se te ocurren justo cuando no puedes hacer nada por ellas: ¿recuerdas que lo hablamos en alguna ocasión, eso de estar metido en la cama a las 2 de la mañana y que te acuerdes de que deberías haber comprado los ingredientes para hacer la comida mañana a las 07:00 y llamado a la limpiadora pero son las dos de la mañana y ya no puedes hacerlo?, pues eso) y eso te da mucha más creatividad para centrarte en los proyectos mayores.
Vamos a desgranar un poco los niveles arriba mencionados.[/dt_vc_list]
Niveles de estado actual de las cosas
Pista de aterrizaje: asegura que tienes controladas todas las próximas acciones, se dice que hay en general unas 50 próximas acciones por cada persona, vuelve atrás en los mix que hemos realizado y repasa no vaya a ser que te quede algo por procesar.
3.000 metros: termina la lista de proyectos ¿estás segura de que los tienes todos? ¿todos los que requieren más de una acción acción?
6.000 metros: responsabilidades laborales actuales. Si no estás completamente seguro de cual es tu trabajo, éste te va a resultar siempre abrumador. Elabora una lista denominada “áreas de atención” con subdivisiones como “profesional” y “personal” y haz revisiones periódicas como una vez cada 3 meses.
Niveles de futura dirección e intenciones
9.000 a 15.000 metros: Plantéate lo siguiente: ¿Qué es cierto en este momento sobre a dónde quieres llegar y con qué medios? Abarca en este punto los objetivos laborales de un año (9.000 metros) la perspectiva a 3 años vista de tu profesión e ingresos personales netos (12.000 metros) y la forma de maximizar la expresión (15.000 metros o más), hazte preguntas, como por ejemplo ¿qué tal va mi carrera, evoluciona mi vida personal, que hace mi empresa en relación con los cambios del entorno y qué impacto tienen ellos en mi? y otras preguntas importantes como:
¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de mi empresa y qué proyectos vinculados a esos objetivos debo poner en marcha para cumplir mis metas?
¿Qué objetivos a largo plazo tengo para mi mismo y qué proyectos debo poner en marcha para que se cumplan?
¿Qué otras cosas significativas están sucediendo que puedan afectar a mis opciones sobre lo que estoy haciendo?
Ya para terminar este laaargo día deberías crear una carpeta que se llame “sueños y objetivo que puedo abordar en un momento dado”. Ánimo que ya casi lo tenemos, sólo nos queda adentrarnos en proyectos, compromisos y un resumen con pistas finales, ¡ya no queda nada este año terminamos!