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Mix con lo mejor de Organízate con eficacia: segunda entrega

Vamos a seguir con el mix con lo mejor de el libro Organízate con eficacia del que os hablé en su momento (link en el nombre del libro para leer/releer el post) en su segunda entrega.

Como os dije en el anterior post, la primera entrega, si os genera dudas podéis contactar conmigo en los comentarios.

Lista de recordatorios incompletos

[dt_vc_list]Los recordatorios incompletos sirven para ayudar a despejar la cabeza, digamos que es una lista de cosas que pueden rondar por ella pero no hemos traspasado a la bandeja de entrada, quizá porque no hemos caído en ellas.

Lo vamos a dividir en grupos:

  • Profesionales:
    • Proyectos empezados y no terminados
    • Proyectos que aun debemos empezar
    • Obligaciones/promesas para con otras personas (jefe, socios, colegas, subordinados, otras personas de la organización, gente «de fuera» como clientes u otras organizaciones o profesionales…)
    • Comunicaciones pendientes tanto internas como externas (como iniciar o responder llamadas telefónicas, mensajes del contestador, correos electrónicos, faxes, cartas, informes)
    • Otros escritos por terminar/enviar: pueden ser informes, evaluaciones o revisiones, propuestas, artículos, materiales de promoción, manuales o instrucciones, reescrituras… por ejemplo yo en mi bandeja de entrada tengo el manual de la cámara de fotos porque tengo que releer un capítulo que tengo pendiente y también tengo siempre el diario, porque es una tarea pendiente de cada día.
    • Reuniones que hay que fijar o pedir. Por ejemplo: sentarme con la empresa tal para ver si podemos llegar a un acuerdo para tal y tal (siempre siendo lo más concreto posible)
    • ¿Quién tiene que saber algo sobre alguna decisión? por ejemplo «comunicarle a pepito que mengano se marcha de la empresa en un mes y sus informes me los tendrá que ir pasando a mi».
    • Lecturas/revisiones oportunas
    • Cuestiones financieras: aqui metemos movimientos de tesorería, atención al cliente, estadísticas, presupuestos, predicciones/proyecciones, cuentas de perdidas y ganancias, balances, lineas de crédito, bancos.
    • Planificación y organización: formal (objetivos, propósitos y metas), proyectos en marcha (siguientes pasos no todo el proyecto, por ejemplo si el siguiente paso de la compra de una televisión para la oficina es estudiar el mercado pues pones una nota que diga «comparar precios en internet de televisiones para la oficina»), proyectos inminentes (o sea, lo que vence ya), planes (que pueden ser comerciales o empresariales), propuestas de la organización, actos inminentes, reuniones, presentaciones, detalles de estructura organizativa, cambios en las instalaciones, instalación de nuevos sistemas o equipamiento y viajes.
    • Bancos: facturas pendientes de cobro o de pago y gastos menores.
    • Administración: asuntos legales, de seguros, de personal y políticas o procedimientos.
    • Clientes: que pueden ser externos o internos
    • Márketing
    • Promoción
    • Ventas
    • Sistemas: teléfonos, ordenadores, equipamiento de oficina, otro tipo de equipamiento y archivos, donde incluye inventario.
    • Suministros
    • Oficina: organización de la misma, mobiliario y decoracion
    • A la espera de… información, tareas o proyectos delegados, finalización de proyectos críticos y respuestas a cartas, notas, llamadas, propuestas, peticiones, pagos menores, seguros, objetos encargados, objetos en reparación, billetes/entradas y decisiones de otras personas. En este campo concreto entraremos en detalle en sucesivas entregas.
    • Desarrollo profesional: formación o seminarios, cosas que aprender, cosas que comprobar, habilidades que practicar o aprender y especifica como relacionadas con ordenadores, formación mediante videos, resúmenes…
    • Formación externa
    • Investigación: «tengo que buscar…»
    • Indumentaria profesional.

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Y vamos con las personales

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  • Proyectos empezados y no terminados
  • Proyectos que aun debe empezar
  • Obligaciones/promesas para con otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, profesionales, objetos prestados…
  • Proyectos: otras organizaciones: servicios, centros cívicos, voluntariado.
  • Comunicaciones que realizar o recibir: familia, amigos, profesionales, hacer o responder tanto llamadas telefónicas como notas, cartas o mensajes.
  • Acontecimientos próximos: ocasiones especiales, cumpleaños, aniversarios, bodas, vacaciones, viajes, salidas de fin de semana, acontecimientos sociales, acontecimientos culturales, eventos deportivos…
  • Cosas por hacer; lugares a los que ir, personas con las que reunirse o a las que invitar, atracciones locales…
  • Administración: temas económicos como facturas, bancos inversiones, créditos, impuestos, seguros, asuntos legales, presentación de documentos, recogida de los mismos…
  • A la espera de… orden de correo, reparación, reembolso, objetos prestados, fecha médica, respuestas a cartas…
  • Casa/hogar: propietario, propiedad de la casa como temas legales, inmobiliarios, distribución en zonas, impuestos, albañiles, contratistas, calefacción, aire acondicionado, fontanería, electricidad, techos, jardín, aspiración, camino de la entrada, huerto, paredes/suelos/techos, decoración, muebles, utilidades, dispositivos, bombillas/cables, cosas de la cocina, áreas por organizar. Ordenadores: software, hardware, conexiones, correo electrónico/internet. tv, video, música, cámaras, teléfonos, contestador, equipamiento deportivo, armarios/ropa, garaje/almacen, reparación/mantenimiento del coche, herramientas, maletas, animales de compañía: perros, gatos, peces, pájaros y nos tendremos que ocupar de la comida, el aseo, la higiene y las obligaciones con ellos.
  • Salud: medicos, dentistas, especialistas (oculistas, oncólogo, ginecólogo…)
  • Aficiones: libros, discos…
  • Recados: tienda de informatica, farmacia, mercado, banco, tintorería, papelería, tienda de animales, librería.
  • Temas comunitarios: vecinos, colegios, ayuntamiento, universidades, escuelas…

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Recopilación de tareas

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  • Física: que se queda donde está y no se guarda:
    • Suministros: las libretas, grapas, pañuelos, pastillas…
    • material de consulta
    • objetos de decoración
    • aparatos: teléfono, ordenador, impresora…
  • Hay que procesar las cosas que dejas sin guardar, por ejemplo: ¿las fotos que hay colgadas son recientes, son las que quieres ver ahí? ¿los cuadros de las pareces son los que quiere ver en ellas?¿realmente deseas conservar todos esos recuerdos o los revisamos?¿los muebles son los adecuados? -si yo reviso me doy cuenta de que ahora mismo tengo una silla de despacho que es de comedor con la que me duele la espalda al trabajar, debería cambiarla y tengo que ponerlo en mi lista de tareas en «compras» para la próxima vez que compre alguna cosa- ¿el ordenador está colocado de la forma más cómoda? ¿Hay que reorganizar el espacio? ¿Hay que poner plantas/quitar las muertas o arreglar las existentes?
  • Para aquellas cosas que no colocas físicamente: se pone una nota por cosa (de ahí lo de tener post-it medianos) y se pone la fecha en que lo escribes y lo metes en la bandeja de entrada física. Por ejemplo: tengo que comprar una bombilla para mi lámpara porque me gusta tener un repuesto y acabo de utilizar la última así que apunto en un papel «ir a mercurio a comprar una bombilla tal de medida tal y de caño grueso» pongo que lo escribo hoy 15/02/2016 y lo dejo en la bandeja de entrada. La próxima vez que salga de casa con tiempo de hacer recados, voy a la bandeja de entrada, cojo los papelitos, busco los más antiguos y me encuentro éste, así puedo ir a la tienda sabiendo que era lo que necesito y no tengo que andar mirando 20 notas del teléfono. Es más cómodo. Tu bandeja de entrada puede ser un pincho y tener los papeles pinchados ahí no hace falta que sea la típica bandeja blanca y fea.

HÁBITO: Ponle fecha a cada papel que escribas a mano, siempre, ya sea para ti o una nota para otra persona, así siempre tendrás presente cuándo escribiste el papel y sabrás las condiciones en las que lo has realizado y la prisa que corre.

  • Cuando es mucho o lleva tiempo pones también una nota, por ejemplo: «cambiar el armario de invierno a verano» u «ordenar el armario del despacho para que sea útil».

Realiza dos pilas físicas:

  1. Bandeja de entrada: para todo lo hablado anteriormente.
  2. Atril: para las emergencias, las cosas que debes hacer YA o «para ayer» o aquello que tienes que acordarte de hacer nada más llegar a la oficina o a donde sea.

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A la espera

[dt_vc_list]Hay que tener otra bandeja a parte para las cosas que están a la espera de que otro las solucione o diga algo, por ejemplo, la factura de el gas esta a la espera de que la revisen los técnicos porque no es correcta por lo que deberá estar en esa bandeja a ser posible con un post-it que ponga la última fecha de toma de contacto.

Además hay que tener otra para las cosas que están pendientes pero que no requieren ser realizadas ahora pero tampoco están finiquitadas por lo que no se pueden archivar.[/dt_vc_list]

Dato final

La semana próxima no vengo, estoy de vacaciones así que vamos a dejar la tercera parte, dedicada a carpetas de orden en Evernote y a la bandeja de entrada de Outlook, será un post muy breve pero tendéis muchísimos deberes.

 

Nos vemos en dos semanas, aprovechad para trabajar en esto estos días.

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