Los 10 mandamientos de la organización profesional

Seguimos aprendiendo un poco más de organización profesional para que nuestro día a día tenga, realmente, las 12 horas que se supone que tiene (porque si pensabas que tenía 24 amigo mío…).

Para ello hoy te traigo los 10 mandamientos de la organización profesional que deberán cumplir como si de una biblia se tratase. Con ello no te aseguro fama, riqueza, poder y que llegarás a todo pero seguro que si haces lo que mandan estarás más cerca de todo ello.

Vamos a verlos!

Da igual si prefieres hacerlo lo último antes de salir o lo primero nada más llegar pero no puedes sentarte a trabajar hasta que tu despacho esté ordenado DE VERDAD. lo que hay que archivar archivado o en la bandeja de entrada correspondiente, los bolis en su sitio, los cables ordenados y guardados los que no necesites… todo debe estar perfecto porque si no es así te vas a distraer, buscarás excusas para no hacer tus tareas y no te concentrarás debidamente.

Tengo una pizarra blanca con caballete, os comentaba en un post para organizar tu tiempo en pequeñas fases de hace tiempo que yo siempre uso una pizarra eso si, he cambiado un poco su uso desde que tengo un planner de productividad.

En ella tengo un poco toda la planificación del mes, las tareas pendientes por áreas de trabajo, por ejemplo tengo un espacio para promoción y marketing, otro para talleres y otros trabajos… y así, lo que necesite en ese mes o lo que quiera focalizar especialmente.

Otro apartado es para los trabajos en curso, aquellos que estoy haciendo ahora mismo o que tengo que ponerme YA con ellos.

Y otro apartado para los post que tengo pendientes y que me urgen o me duele la cabeza pensando que debo hacerlos pero que no están en la planificación del mes.

Además de la pizarra uso un planner de productividad, os hablaba de él en el post sobre mi planner y la agenda 10 y es que me apaño super bien con el planner. En el planner pongo un desglose diario de las tareas, por horas, de ese día con especial relevancia a las 3 más importantes o de plazos más cercanos.

Esto hace que sea muchísimo más productiva y eficiente porque tengo control total de mis tareas en todo momento y lugar.

La pizarra la puedes comprar en Amazon, el planner de productividad me lo puedes comprar a mi, como no van numerados los días puedes usarlo hasta terminar sus 150 páginas sin miedo a que se te “caduque”. Aquí te dejo el enlace al producto que, además cuesta solo 9,95€, una inversión chip&chic.

Suele pasarnos que cuando estamos desarrollando una tarea o un proyecto se nos ocurren un montón de otras cosas. Para ser realmente productivo lo mejor es no parar la tarea en curso así que yo atajo esos problemas anotando lo que viene a la mente. Por ejemplo, mientras estaba ordenando mi escritorio esta mañana y mientras le daba vueltas al nombre de un speech que tengo que dar a finales de mes para unos emprendedores se me ocurrió que seria guay un post sobre mandamientos de organización personal así que cogí mi cuaderno, lo anoté y seguí con la tarea que estaba haciendo en ese momento.

Siempre debes sacar de tu cerebro lo que pugna por salir, porque sino seguirá ahí, dando lata, y saldrá cuando no puedas actuar sobre ello, por ejemplo en la ducha o mientras conduzcas, cosas que se hacen mecánicamente y que dejan espacio a tu cerebro para otros pensamientos.

Lo sabes, pero no lo haces. Bien, pues empieza a hacerlo. Pon en silencio el móvil o usa la aplicación nueva de ajustes de tu iPhone y restringe las horas de trabajo el uso de redes sociales, no sólo no te dejará entrar sino que lo mejor que tiene es que no te saltan las notificaciones con lo cual no te vas a distraer porque te brille o vibre el móvil con ellas.

Si tu trabajo implica el uso masivo de redes sociales, como me pasa a mi, restríngelas a horas concretas, yo lo miro a primera hora y a partir de las 3 de la tarde, sólo me paro a mirarlo si me llega un mensaje directo y cribo, lo veo con la pantalla bloqueada y sólo le hago caso si es un pedido o un cliente, sino, tendrá que esperar a la tarde.

No pasa nada por no contestar los whatsapp en el instante en que te entran, ya todo el mundo entiende que todos tenemos un trabajo y tareas que hacer y el que no lo entienda… bueno, tendrá que tomárselo con filosofía.

No sólo es importante estar bien hidratado sino que es esencial para tu cerebro. No sé si lo has notado pero hay dos acciones que si las haces estando despierto, despierto no de no dormir sino de tener el 100% de tus sentidos en esa actividad, despierto modo budismo, vaya, notas que tu cerebro se mueve y reacciona. Esto es, respirar profundamente, meter tanto aire como puedas y un poquito más, hasta que notes que llega a tu cerebro y beber agua.

Ambos obran milagros en tu concentración y si a eso le añades el que no tengas sed y que además no sientas hambre pues lo tienes todo controlado para no levantarte si no es imprescindible o ha llegado el momento de hacerlo.

La fruta es lo mejor para mi porque la despiezo y me la llevo en un bol con un tenedor o llevo arándanos y voy picando, los frutos secos son buenos pero engordan si abusas así que la fruta es la opción más saludable. (reconozco que también tengo regalices a mano porque me encanta pensar mordisqueando uno).

Si bebes con asiduidad lo vas a necesitar pero si no necesitas ir al baño da igual, levántate, date un paseo por la habitación, revisa ese libro que dejaste ahí ayer, ve a ver a tu hija, a tu perro, a pasear por la oficina, a la fotocopiadora… lo que sea pero levántate cada hora más o menos un poquito de tiempo.

Te ayudará a focalizar con fuerza cuando regreses a tu asiento, aliviará tus piernas, evitará tu celulitis y te ayudará a no tener los tobillos inflamados y te dará un respiro, que siempre es bien.

Ojo, no aproveches ese momento para mirar las RRSS porque entonces lo que iban a ser 3 minutos serán 25 y tachán! te quedaste sin tiempo para tu trabajo.

Otra de las cosas que siempre tengo a mano es mi agenda 10, no salgo sin ella y no estoy sin ella en mi despacho NUNCA, en ella anoto todo absolutamente todo lo que tengo que hacer. A lo largo de la mañana recibo muchos correos, para trabajar, para mandar presupuestos, para pagar facturas, para mandar facturas, para entregar proyectos, para colaboraciones con marcas o empresas, para revisar cosas, para escribir post… y lo que encima se me ocurre a mi, así que la agenda 10 tiene que estar a mano para ver si puedo atender las necesidades que se me presentan y para anotar las fechas de entrega de las cosas o de comienzo de las mismas.

Si anotas las cosas nunca olvidarás nada, pero hay que anotarlas y bien, no vale una nota por ahí atravesada y luego un -“¿dónde dejaría yo anotado eso que me dijo…?” así que si, ten a mano tu AGENDA 10 y úsala, úsala siempre.

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Ya lo vimos en mi post “tareas que ahorran tiempo” pero te lo recuerdo. Tu Agenda 10 debe ser revisada por la noche para preparar y dejar en la entrada lo que mañana necesitarás para tu trabajo o tu día, además debes dejarla abierta en la mesa del desayuno para darle un repaso antes de salir para tu oficina o tu lugar de trabajo, esto hará que no olvides nada, nunca.

Lo mismo pasa con tu planner, yo de noche no lo hago, lo hago por la mañana tras sentarme en mi escritorio y después de ordenarlo pero tienes que revisarlo, revísalo a menudo, vete tarea por tarea y tachando, así te sentarás productivo y las horas te sabrán a más.

Lo han comprobado en unos de esos estudios de una universidad TOP, hacer la cama hace que seas más eficiente, no es que lo diga yo, es que es verdad. Y te digo más, si además de hacer la cama haces deporte ya eres la reina del mambo o por lo menos tan productiva como intento serlo yo.

Hacer la cama es un gesto sencillo que te da un gran placer. Primero porque denota pulcritud, algo esencial en el trabajo, segundo porque pones un visto a una tarea realizada y es importantísimo ir terminando tareas para sentirte eficiente y tercero porque cuando llegas a casa cansado y tienes la cama sin hacer lo que ves es un espacio horrible, desordenado y feo, si la ves hecha ves un buen trabajo y eso es super importante.

Prométemelo: no volverás a bailar de tarea en tarea. Eso es lo que hace que no termines nada, que vayas por ahí apagando incendios y que seas realmente efectivo en lo que haces, es imposible que estés al 100% en algo si estas al 20% en 5 cosas, te parece que no pero si, si tienes varias pantallas a la vez y 4 cosas rondando tu cabeza no estas rindiendo realmente como debes.

Mírame a mí ahora mismo: este post podría haber tardado en escribirlo 2 horas, 45′ o dos días, todo depende de a lo que esté. ¿Tengo otras cosas importantes que hacer? sí. Tengo que empezar un proyecto hoy sin falta, mandar un presupuesto y una factura y un titulo para una charla, además tengo que subir el post a Instagram con la foto del día pero no, no estoy haciendo nada de eso porque todo eso me quita más de 2 minutos y yo tengo que concentrarme en este post, cuando lo termine DE VERDAD y lo programe en todas las RRSS y prepare la foto para subirla a IG cuando le toque, entonces podré ponerme con la tarea más importante siguiente de la lista.

Deja de ir por ahí apagando fuegos, planifica y vencerás, organiza y vencerás.