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Organiza tu tiempo en pequeñas fases

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En esta ocasión vengo con un post muy breve pero que quizá os resulte muy interesante. Y es que hay algo importante en cuanto a la organización que a mi me gusta llevar a rajatabla y que creo que puede ahorraros mucho tiempo y dolores de cabeza.

En este “principio de curso” he querido dedicar una serie de post a lo que es organización de nuestro tiempo y espacio, empezábamos ayer con mis secretos de organización personal y hoy vamos con este post: Organiza tu tiempo en pequeñas fases.

Y pensaréis ¿que fases son esas? bueno, la verdad es que no son fases propiamente dichas, aunque si que luego vamos a dividir lo que hagamos en pequeñas fases. Venga, vamos a ello.

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Todos los días dedico los primeros 30′ de la jornada laboral a organizarme el día, para ello hago varias cosas:

  1. Reviso en la Agenda 10 lo que tengo apuntado como tareas que debo realizar.
  2. Escribo en algún medio las tareas que quiero realizar ese día.

Voy a puntualizar varias cosas porque no tengo muy claro a lo que os dedicáis lo que estáis tras mi blog. Yo no tengo un trabajo al uso por lo que tampoco tengo una jornada laboral como tal, estoy en mi casa y mi trabajo consiste básicamente en realizar los post de este blog, investigar para más post, realizar fotografías y retos para Me Apunto Al Reto, cuidar a mi familia y mi vivienda y realizar todo lo necesario para salir al mercado como Interiorista especializada en orden y organización de espacios y personas. Digo “salir al mercado” porque aun no he tenido un trabajo propiamente dicho, tengo una tienda On Line, como sabéis, que estoy poniendo en orden y empezando a subir productos y estoy definiendo las tarifas y servicios que voy a ofrecer como profesional del diseño de interiores pero, aunque he realizado alguna cosita que ya os contaré, no he tenido. aun, un trabajo por el que me hayan pagado en metálico.

Con esto os quiero decir que lo que yo llamo jornada laboral es básicamente el tiempo que pasas haciendo cosas que no sean “hacer camas, poner lavadoras o hacer la comida” lo cual no quiere decir que eso no sea trabajo, que si que lo es, pero hay otras muchas cosas que las personas que estamos en casa hacemos cada día y no por el hecho de no ir a una oficina de punta en blanco no puedes llevar a cabo estos consejos que os voy dando en estos post.

Por otro lado vamos con lo de “tareas que debo y tareas que quiero”

Tareas que debo: son aquellas cosas que tienes que hacer en ese día SI o SI y que son tan importantes que tienes que tenerlas apuntadas para no olvidarlas, por ejemplo: llevar a la niña al médico o llamar al electricista o mandar el correo con la oferta que te pidieron hace tres días.

Tareas que quiero: son el resto de tareas a que me gustaría dedicar tiempo ese día, normalmente son tareas que no se terminan en una jornada laboral aunque puede ser que si, son cosas que o no caducan en el tiempo o caducarán dentro de una temporada (si llevamos las cosas al día), por poner un ejemplo una tarea que quiero realizar hoy puede ser mirar en Instagram algo para el Follow Wednesday de la semana que viene, quizá tengo hasta el martes de la semana próxima para hacerlo pero si tengo tiempo puedo dejarlo listo ya hoy. O por llevarlo a vuestro campo puede ser revelar las fotos de septiembre para el álbum anual o depilarme, o llevado a empresa podría decir realizar una limpieza en mi bandeja de entrada que comienza a ser más un almacén de mierda que una bandeja de entrada.

Ahora que tenemos estas cosas claras, cómo organizamos esto?

Las tareas que debo es muy sencillo, cada vez que tienes una de estas deberías escribirla en tu Agenda 10 y así sólo necesitas mirarla para ver lo que tienes que hacer, os recomiendo, no obstante y encarecidamente, que miréis la agenda la noche antes también, no vaya a ser que mañana a las 08:00 tengáis que ir a hacer una analítica y no os acordéis. Para estas cosas que son de temprano y que requieren desplazamiento os recomiendo también poner aviso en el calendario del móvil o una alarma al menos, para que no se os pasen este tipo de cosas. No hay nada más tedioso que las citas médicas y si encima se os pasan y tenéis que volver a solicitarlas… ni os cuento.

Para las tareas que quiero hacer yo hago lo siguiente:

Tengo una pizarra: en ella, cuando me levanto por la mañana o según se me van ocurriendo a lo largo del día voy escribiéndolas en ella, utilizo un código de colores para dividir las tareas por prioridades, tiempo y sobre lo que tratan, de tal manera que:

Tareas escritas a rojo: tareas más urgentes o con plazo final cercano

Tareas escritas a azul: tareas de la vivienda que no requieren sentarme frente al escritorio

Tareas escritas a negro: tareas de empresa, cosas que necesito tener realizadas para poder sacar adelante mi negocio.

Tareas escritas a verde: cosas que tienen que ver con RRSS o promoción personal en ellas.

Tareas escritas a morado: cosas sobre las que me gustaría investigar más a fondo. (no obstante para esto dedico una jornada casi completa)

Qué tipo de pizarra o medio puedo utilizar?

Yo uso una pizarra de las blancas con rotuladores que se borran, además es imantada así que si la tarea va unida a un papel pues lo dejo puesto con un iman al lado de la tarea, mi pizarra es de las grandes de 100×70 y con caballete, a mi me es muy cómodo así porque tengo las cosas apuntadas y puedo ir borrándolas según las termine, además puedo modificar sobre la marcha (ya que algunas veces pongo una frase para el próximo post y luego decido cambiarla, o el titulo que luego varío…) y como es grande veo todo bien de un vistazo y puedo pegar cosas, por ejemplo tengo que pasar la contabilidad de la empresa de Arándanos y para ello tengo un sobre con todas las facturas del trimestre así que el día que vaya a ponerme a ello pondré en rojo o en negro (según sea el 6 de Octubre o el 19, el 20 es el último día así que si lo hago el 19 tendré que poner la tarea en rojo) y al lado pondré con un iman el sobre con las facturas.

Puedes usar también una pizarra de las verdes con tizas normales o incluso tener una pared pintada con pintura de tiza e imantada y usarlo como pizarra a lo bestia.

Si no tienes espacio para nada de esto y no puedes dedicar una pared o un trozo a esto puedes apuntarlo todo en un papel A-3 y colgarlo en un corcho o simplemente dejarlo encima de la mesa.

Otra opción si tampoco puedes disponer de un A3 o su espacio es apuntarlo todo en un folio pero para que te sea más sencillo lo vamos a hacer con post-it.

La idea es como la de la bandeja de entrada física en la que íbamos poniendo cosas ¿os acordáis?, tenemos un folio y sobre él vamos a ir poniendo post-it amarillos o del color que queráis de los de pegar.

Aqui hay dos opciones: podéis poner los post-it amarillos (siempre una tarea en cada post-it, eso es IMPORTANTISIMO) y tener los colores para cada tipo de tarea en forma de bolígrafos con el que escribir en los post-it o en su defecto podéis tener post-it de colores y usar cada color como el código, por ejemplo usar post-it amarillos para tareas urgentes, post-it rosas para tareas que no requieran sentarse, azules para cosas de trabajo… etc.

[dt_quote type=”pullquote” font_size=”normal” background=”fancy”]Y esto ha sido todo por hoy! Ya veréis que teniendo todas las tareas escritas podremos ir tachando o borrando las que vayamos realizando y eso hará que nuestro tiempo se divida en pequeñas fases, cada una de las cuales será una tarea que eliminaremos al terminarla![/dt_quote]

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