¿Habéis descansado suficiente estos días? aquí vengo con otra entrega de trabajo, la quinta, concretamente, del mix con lo mejor de Organízate con eficacia.
Y es que las vacaciones de verano tienen muchas cosas buenas, te relajas, te vas a la playa, disfrutas de llevar poca ropa, del sol y el calor, de la familia y los amigos… y también es la época perfecta para echarle un ojo a esos propósitos de año nuevo (o curso nuevo si, como yo, los haces en septiembre) y mejorar o retomar lo que tienes pendiente.
Los mix de organízate con eficacia en sus versiones 1, 2, 3, y 4 os van a ayudar a volver al trabajo con las pilas cargadas y las cosas muy ordenadas, no te los pierdas si aun no los has visto!
Yo, por mi parte, os dejo aquí la quinta entrega, es leve, no penséis, ya casi no nos queda nada demasiado duro. jeje.
Espero que os ayude, si os genera dudas podéis contactar conmigo en los comentarios.
En esta entrega vamos a centrarnos en eso, las listas, mis amadas listas para todo.
Dice nuestro anfitrión que “la necesidad de mantener listas de control y controles externos es directamente proporcional a la falta de familiaridad que tengamos con un área concreta de responsabilidad” yo creo que además es necesario aunque tengamos familiaridad con el área, mirar sino como hacemos listas para la compra ¿acaso no vamos a la compra al menos una vez por semana durante años y años? y, sin embargo, necesitamos llevar una lista de la compra porque si no lo hacemos volvemos a casa con el carro lleno de cosas que no necesitamos y sin las que íbamos a buscar.
Listas de control
Pongamos ejemplos:
- Afirmaciones personales: declaraciones de valores personales, cosas que necesitas escuchar, cosas que te ayudan a reflexionar para tu diario…
- Áreas laborales de responsabilidad: y que suelen cambiar con el tiempo o de las que no tienes mucho seguimiento.
- Listas de control de viaje: lo típico; lo que debes llevar o hacer antes de un viaje
- Revisión semanal: todo lo que debes revisar o actualizar semanalmente.
- Componentes del programa de entrenamiento: lo que tienes que tener en cuanto cuando preparas un acto.
- Clientes: las listas con tus clientes o sus teléfonos, direcciones…
- Listas de control de post: por ejemplo yo llevo varios listados de este estilo, uno por categoría con los post que me gustaría subir algún día y otro mensual en el que voy poniendo todos los días lo que voy a subir en el mes, así sólo tengo que llegar, abrir mi calendario y mirar que tengo que subir hoy o mañana para realizarlo.
- Áreas de atención: funciones y responsabilidades vitales clave: por poner un ejemplo sencillo sería una lista de control de médicos, donde pones todos los médicos que debes visitar y cuando fue la última visita y programas la siguiente, así nunca te dejas nada.
- Personas importantes en mi vida/trabajo: relaciones que hay que estudiar regularmente para un mayor desarrollo de las oportunidades, personalmente yo no llevo esta lista de control porque soy un absoluto y total desastre con mis relaciones personales y ya no os cuento profesionales, un poco ermitaña, vaya.
- Tablón organizativo; personas y áreas de información esenciales que gestionar y mantener.
- Desarrollo personal: elementos que hay que evaluar regularmente para asegurar el equilibrio y el progreso personal.
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Las listas pueden ser temporales o permanentes
¿Qué cosas tiene en cuenta y cuánto?
Ejemplo: si tienes un rato libre y un teléfono deberías revisar la lista de llamadas a ver la que puedes hacer, si tienes una reunión con tu jefe deberías dedicarle un segundo a mirar la lista de cosas pendientes que tienes con él o las cosas de las que quieres hablar con él, si tienes que ir a la tintorería deberías pararte a mirar si tienes alguna acción pendiente más que esté por la zona para aprovechar y hacerla.
Deberías, además, mirar todas las mañanas el calendario y la carpeta de asuntos diarios (o la agenda, lo que uses)
Una vez revisas todas tus acciones del día y las organizas (si no lo están ya) por hora y día y te encargas de todas esas obligaciones luego miras las listas de acciones que podrías hacer en ese momento, quiero decir, por ejemplo, los proyectos que tienes apuntados, las acciones de más de dos minutos que no requieren ser realizadas un día concreto…
Otras preguntas que debemos plantearnos son:
¿Qué necesitas hacer y con qué frecuencia para asegurarte de que todo funciona como un sistema coherente que te permita pensar y trabajar al más alto nivel? y aquí me refiero a todo el mundo, no penséis que esto es sólo dedicado a empresa porque esté en esta categoría, precisamente por eso podéis encontrar estos post en la categoría de organización personal también, porque este tipo de organización es para todo, la vida diaria y el trabajo.
Para que esto funcione debes actualizar tu sistema, haciendo revisiones semanales de todas tus listas, como comentaba en un mix de organización anterior. Esto es útil para quitar lo que sobra, está obsoleto o realizado, para añadir cosas, para variar aspectos de otras o simplemente para pasar de una lista a otra las acciones que han cambiado.[/dt_vc_list]
Ayudas o cosas a tener en cuenta en la revisión semanal
- Papeles sueltos: todos los que hay por todas partes, los recoges y los metes en la bandeja de entrada o los pones allá donde deben estar.
- Procesar mis notas: revisa todas las notas que has creado, los proyectos, las tareas pendientes, los objetos a la espera… archiva lo que sea de consulta o leer o revisar, revisa el algún día/tal vez que hablamos en una de las primeras entregas, deshazte de todo lo que no necesitas y procesa lo nuevo.
- Citas previas: revisa las fechas de la agenda pasadas para comprobar que no te has dejado nada.
- Citas futuras: echa un vistazo a lo que está por llegar, por ejemplo a toda la semana siguiente y determina las acciones siguientes para esas citas.
- Vacía la mente: pon por escrito cualquier nueva tarea, cada proyecto, elemento de acción, de “a la espera”, de “algún día/tal vez”: yo siempre tengo un bloc de notas al lado (reconozco que en ocasiones, cada día más, uso el reverso de los sobres de correos), tengo varios, casi uno en cada habitación, en él voy poniendo todo lo que se me pasa por la cabeza, desde “tengo que ir al banco” a “me gustaría cambiar el color de esa pared”, una vez por semana cojo el bloc, organizo lo que hay escrito y tiro la hoja a la basura.
- Revisa las notas de “proyectos”: asegurándote de que hay al menos una acción inicial para cada uno de ellos.
- Revisa las listas de “próximas acciones”: tacha las realizadas y sus recordatorios.
- Revisa la lista “a la espera”: tacha los recibidos y toma nota de lo que debas tu o recuerda lo que se haya olvidado.
- Revisa esto mismo en las carpetas de correo: tanto “acción” como “seguimiento” o “a la espera”.
- Revisa todas tus listas de control que sean relevantes, yo te diría que las revises todas pero al menos las relevantes.
- Revisa la lista “algún día/tal vez”: comprueba si hay algún elemento que haya pasado a estar activo y pásalo a la lista de proyectos o a la que toque.
- Revisa los archivos “pendientes” y de apoyo.
- Y para terminar… sé creativo y valiente ¿tienes alguna idea nueva? Añádela!
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Dato final
Haz lo que tengas que hacer para, una vez por semana, abandonar la rutina diaria una hora para revisar todo y ponerte al día, así te sentirás mucho más relajada y cuando tengas control sobre “el método” verás que será volver al estado habitual, sin estrés, sin pensar ¿y si me olvido de algo? nadie es perfecto, aun con estos métodos te puedes olvidar de algo, pero será algo totalmente puntual y no habitual.
El mejor momento es el viernes a primera hora de la tarde o a última de la mañana , para recordarnos cosas para la semana entrante, para tener aun tiempo para hacer esa llamada que hemos evitado o que simplemente tenemos que hacer y no hemos encontrado el momento y sobre todo y más importante para vaciar tu mente de cara al fin de semana, para disfrutarlo de forma relajada y sin preocupaciones. Yo en esto soy algo desastre y lo hago siempre el domingo por la tarde/noche, cuando ya no tengo tiempo, por otro lado, a rectificar cosas que el viernes por la mañana si podría haber rectificado, y es que me doy cuenta de que a veces, mucho más a menudo de lo que me gusta reconocer, me boicoteo yo a mi misma y es algo que tengo que cambiar y mejorar.
Además necesitarás tiempo para los objetivos de 10.000 o 20.000 metros de altitud ¿cuales son tus objetivos clave en el trabajo o en la familia? ¿en qué situación deberías encontrarte dentro de dos o tres años? ¿qué tal avanza tu carrera? ¿llevas el estilo de vida que más te llena, estás haciendo lo que realmente quieres o tienes que hacer, desde una perspectiva profunda y a largo plazo?
Y vamos con un apunte extra para terminar esta clase:
para estar realmente despejada, debes juzgar tu vida y tu trabajo utilizando los raseros apropiados, tomar decisiones correctas y hacerlo a un ritmo adecuado, ya sé que esto puede sonar a chino o que debería centrarlo más pero… ¿será de eso de lo que hablemos en la próxima clase?