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Mix con lo mejor de organízate con eficacia: Séptima entrega

Seguimos con las lecciones más importantes que nos ha dejado David Allen en su libro Organízate con eficacia, si no te has puesto al día tienes que leerte estos post y aviso ¡se te acumula el trabajo! te recomiendo muy mucho que lo hagas pero si necesitas una ayuda un poco más especializada o que alguien te lo deje todo nuevo por ti para que comiences desde cero como debe ser, no dudes en ponerte en contacto conmigo en los comentarios, en el formulario de contacto o en el correo electrónico y hablamos sin compromiso.

Vamos allá con lo atrasado, tienes las entregas:

Primera

Segunda

Tercera

Cuarta

Quinta

Sexta

Te recomiendo que empieces por el principio y pongas especial hincapié en aquellas que tienen menos contenido pero más trabajo para casa. ¿estás preparado?

En esta ocasión vamos a abordar los proyectos, tanto desde el punto del archivo como desde el cómo coger ideas para ellos, las herramientas y estructuras de apoyo de las que podemos valernos y cómo aplicarlo.

Acciones siguientes

[dt_vc_list]Existen proyectos que necesitan acciones siguientes relacionadas con la planificación, para éstos debemos identificar una acción y ponerla donde deba estar y a partír de ahí entraremos en las etapas de la planificación.

Por ejemplo con una lluvia de ideas, tras la lluvia de ideas habrá que poner la acción siguiente, que será algo así como “esbozar ideas sobre X” y además deberemos subdividirlo dependiendo de lo que creamos que vamos a necesitar, metiéndolo en tu lista de “al ordenador” o “donde sea” (especifico que “donde sea” significa literalemtente donde sea, quiere decir que lo vas a escribir con papel y boligrafo y eso puedes hacerlo, pues eso, donde sea.)

A la hora de organizar esto debemos tener en cuenta si son notas, en ese caso lo meteremos como “organizar las notas del proyecto X” e iría en “al ordenador”.

También puede darse el caso de que para hacer este proyecto sin definir en el que queremos tener una lluvia de ideas necesitemos de más gente, entonces habrá que convocar reuniones, eso también debes marcarlo y es importante tenerlo en el lugar apropiado.

Vamos a poner un ejemplo práctico para no liarnos:

Yo quiero hacer un nuevo reto en Me Apunto al Reto, para ello tengo que hacer una lluvia de ideas con todas las cosas que se me vienen a la cabeza de técnicas fotografías pero tengo que contar con mis otras 3 compañeras así que en mi cuaderno (porque yo esto lo voy a llevar en un cuaderno) apuntaré:

Nuevo reto MAAR: lluvia de ideas: convocar reuniones (fechas previstas X,Y,Z) para esto lo que hago es enviar un correo electrónico, en mi caso un WhatsApp al grupo de trabajo para convocar una reunión, y apunto que les he enviado el aviso, con fecha y hora por si necesito recuperarlo saber donde está.

Tras esto hacemos la lluvia de ideas, apunto todo en la libreta y subrayo lo que hemos sacado en claro. Cojo lo subrayado y lo apunto todo junto debajo con una nota al margen que diga si lo que he apuntado es para desarrollar en papel, si va “al ordenador” o donde va. Por ejemplo para definir más digamos que apuntamos 3 cosas, hacer un freelensing de algo (aquí apunto que debo desarrollar en papel de qué va a ser), buscar un video tutorial de referencia en el que basarnos (al margen apunto “al ordenador” porque necesitaré conectarme con google para buscar dicho tutorial) y por último apunté “sacar fotos de Lucia con el objetivo quitado a ver que tal” (esto lo voy a anotar en el margen como ACCION SIGUIENTE y le voy a asignar una fecha o una hora a la que realizarlo, con al misma voy a mi agenda y apuntaré que, por ejemplo: mañana por la mañana debo mirar lo que tengo en “en ordenador” y a las 16:00 tengo que hacer las fotos de babyL en free).

Entendéis como va?

Recordar que siempre tiene que haber una acción siguiente, siempre. Cuando terminas la acción, por ejemplo cuando yo termino lo que os ponía encima, entonces hay que empezar a poner las acciones siguientes, pero ¿que pasa cuando la acción depende de otros? pues ya sabéis de otros tutoriales, hay que avisarle y dejarlo en la carpeta de @a la espera para tener previsto que nos lo manden, además de crear el proyecto en excel, enviárselo y controlar que meta sus avances. Sobre esto del excel tendremos un tutorial específico y os dejare una plantilla descargable.[/dt_vc_list]

Ideas aleatorias para proyectos

[dt_vc_list]Suelen llegar cuando estás haciendo otra cosa o nada o en un lugar en el cual no puedas utilizar tus sistemas, como por ejemplo cuando vas caminando, cuando estás en la ducha o en el coche camino de alguna parte, llegan sobre todo cuando tu cerebro se relaja y no está activo.

Obviamente esto es un problema porque es justo cuando no tienes acceso a tus sistemas de almacenamiento de información así que el señor Allen nos trae una recomendación que yo llevo haciendo desde que tengo uso de razón y me encanta que este señor esté de acuerdo con ella, lleva papel y boli o lápiz contigo SIEMRE y así siempre podrás apuntarlo para meterlo en la bandeja correspondiente.

En el caso de que sea engorroso llevarlo o que no seas muy de papel y boli apuntalo en el movil, si tienes un iPhone será tan sencillo como decirle a Siri a gritos “oye Siri” envia un correo a tal que diga tal, o abre una nota que diga TAL. Si no tienes un iPhone te recomiendo una nota de Evernote que luego te envíes vía correo electrónico o que te mandes un correo electrónico con la información directamente.

Yo he desarrollado un sistema para esto de un tiempo a esta parte: me mando un correo electrónico desde una cuenta que NO uso nunca, desde mi cuenta de iCloud, esta cuenta no la tiene nadie por lo que nadie me manda correos a ella así que yo la uso como medio de notificaciones para mi misma. Esta mañana sin ir más lejos, mientras me secaba en el baño tras la ducha recordé que tengo que hacer una parte en el blog que sea “SERVICIOS” porque no aparecen especificados como tal en ningún sitio, así que he puesto un correo desde icloud a mi cuenta del blog que dice eso mismo “desarrolla los servicios para subir al blog”.

Cuando me siento al ordenador lo primero que hago es revisar el correo y los pedidos, es en ese momento en el que veo que tengo un correo para mi misma y ahí decido: ¿tarea de menos de dos minutos? lo hago. ¿más larga? dejo el correo como “sin leer” hasta que pueda ponerme a organizar su contendido en la bandeja de entrada correspondiente, que en este caso seria “proyectos a corto plazo que DEBO desarrollar”.[/dt_vc_list]

Herramientas y estructuras de apoyo para las ideas de proyectos

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  • Herramientas de pensamiento: “las grandes herramientas pues producto pensamientos de calidad”, si no estás escribiendo es imposible que te concentres en algo que quieres escribir, si tienes las herramientas necesarias será más sencillo.
  • Instrumentos de escritura: Tenlos a mano para poder pensar con más claridad. Dos sugerencias:
    •  Invertir en elementos de escritura de calidad
    • Tener siempre elementos de escritura cerca de los lugares donde te parece que querrás tomar notas (cerca del teléfono, donde tienes la lectura…) En este punto os diré que personalmente siempre tengo un bote o una caja con bolígrafos, post-it y libretas o papeles en una mesita al lado del sofá porque se me ocurren muchas ideas viendo la televisión, leyendo o mirando revistas cuando estoy allí y me gusta plasmarlas, además siempre encuentro cosas que quiero revisar o procesar o investigar más a fondo y necesito apuntarlas para ocuparme de ellas más tarde. Además tengo un boli un papel en todas las estancias de la casa, en un cajón guardado siempre.
  • Dentro de los instrumentos de lectura tenemos:
    • Folios y libretas: a mano para poder tomar notas, mejor libretas tipo bloc para poder arrancar posteriormente la hoja y dejarla en la bandeja de entrada correspondiente.
    • Caballetes y pizarras: Suele ser útiles para pensar, tener una delante para escribir las lluvias de ideas siempre es buena idea, si es caballete podrás desplazarla al lugar en el que te encuentres en ese momento. OJO: asegúrate de que tienes rotuladores que funcionan, es frustrante querer usar la pizarra y descubrir que los rotuladores están secos. Ten una muy grande en tu oficina o en tu sala de reuniones, accesible para poder usarla. Yo tengo una pequeña siempre a mano, me encanta por la mañana apuntar todo lo que tengo que hacer en ella (aunque esté también en la agenda) e ir borrando todo lo que voy terminando. Así no ocupo tiempo pensando en lo que tengo que hacer, lo tengo todo apuntado y simplemente pongo números de lo que voy a hacer primero, después y al siguiente momento.
    • Ordenador: Igual de importante que el soporte en papel puede ser utilizar tu ordenador para pensar, ten siempre a mano la carpeta de seguimiento con las reuniones que quieres tener, haz una lista de lluvia de ideas que luego puedas procesar, cortar y pegar, imprimir… invierte tiempo en tus habilidades mecanográficas y de procesadores, si no sabes sacarle el máximo partido a la herramienta de textos o de Outlook o de hojas de cálculo… no podrás sacarle todo el jugo a tus ideas en el ordenador pues no sabrás utilizarlo.
  • Las estructuras de apoyo: Sería necesario que creemos una carpeta por tema, por ejemplo: en la carpeta de proyectos abiertos puedes hacer una que se llame “consulta general” y meter dentro de esa carpeta folios con las ideas que has tenido para cada proyecto, cada documento deberá tener el nombre del proyecto, lluvia de ideas o reunión y por supuesto, primero has de anotar la acción siguiente en el caso de que la haya y mirar a ver, no vaya a ser que ya tengas la carpeta donde meter esas ideas pero no te des cuenta y la dobles, no puedes tener más de un lugar para cada cosa, sino, no encontrarás nada. Aprovecha las aplicaciones informáticas, por ejemplo, los esquemas digitales como los que se pueden hacer con Word, tan complejos como para ti sean necesarios dependiendo del proyecto. O las notas abiertas en Outlook o en tu “notas” si tienes un sistema operativo Apple que luego puedes ver en el ordenador o en el teléfono y en el iPad, en todos los dispositivos se actualizan a la vez y son muy útiles, lo mismo que las notas de Evernote que encima te dejan meter fotos y enlaces mucho más desarrollados.

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Cómo aplicar todo esto a nuestro mundo

[dt_vc_list]Del mismo modo que la lista de “acciones siguientes” debe estar actualizada, también debe estarlo la de “proyectos” una vez creas su nombre debes dedicar un lapso de tiempo (entre 1 y 3 horas) a pensar verticalmente en cada proyecto para recopilar más ideas. Como mínimo ocúpate de los proyectos que generan tu atención generando ideas, recopilándolas y organizadoras, céntrate en cada proyecto y pregúntate: ¿que cosas quiero saber, registrar o recordar de todo esto? y te aconsejo que hagas esto:

De cada idea de proyecto debes sacar uno o dos objetivos y de dos a cuatro objetivos intermedios o tareas, a éstas has de meterles una cronología con fechas concretas y si quieres ir más allá mételes también un presupuesto, así vas poco a poco definiendo cada proyecto en una sucesión de tareas que te llevarán a un fin, sino, se quedará en agua de borrajas y si, verás como tu carpeta de proyectos o esas páginas para proyectos de tu Agenda 10 😉 se llenan pero nunca se terminan.[/dt_vc_list]

Dato final

Cuando las personas que trabajen a tu alrededor se den cuenta de que recibes, procesas y organizas sin falta y de manera impecable todos los intercambios y compromisos que tienen contigo, comenzarán a confiar mucho más en ti y eso te dará mucha más seguridad a ti también.

 

Nos vemos en unos días, aprovechad para trabajar en esto.

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